Faktur: Penjelasan Lengkap dan Cara Membuat Faktur Online

Faktur adalah dokumen yang digunakan dalam transaksi jual beli.

Faktur merupakan dokumen komersial yang diterbitkan oleh penjual kepada pembeli yang didalamnya terdapat berbagai informasi terkait transaksi jual beli mulai dari harga sampai dengan tanggal pembayaran.

Seringkali orang masih kesulitan membedakan antara invoice dan nota atau kwitansi.

Perbedaan yang paling mudah dipahami adalah faktur dapat digunakan sebagai dokumen pajak sedangkan nota atau kuitansi tidak dapat.


Fungsi Faktur

Fungsi utama dari invoice adalah sebagai dokumen tagihan yang sah yang dikirimkan oleh penjual kepada pembeli.

Selain itu, faktur yang belum dibayar juga dapat digunakan sebagai dokumen atau letter of credit bagi perusahaan penerbit.

Jenis Faktur

Faktur Proforma

Contoh Faktur Proforma

Faktur ini merupakan faktur sementara karena biasanya dikeluarkan saat pengiriman produk atau pekerjaan proyek belum sepenuhnya selesai.

Faktur pro forma akan diganti dengan faktur asli yang akan dikirimkan setelah pekerjaan selesai.

Faktur Reguler

Faktur reguler atau standar adalah jenis faktur yang paling sering digunakan.

Faktur ini memiliki format atau komponen yang sederhana seperti nama barang, jumlah, dan harga jual.

Faktur Konsuler

Faktur jenis ini dapat dikatakan sebagai invoice eksklusif karena hanya digunakan untuk transaksi jual beli antar negara.

Yang harus diperhatikan adalah invoice ini harus mendapat persetujuan dari bank di kedua negara yang melakukan transaksi.

Jika kedua negara tidak mendapatkan persetujuan atau ratifikasi, dikhawatirkan produk yang dikirim akan mengalami kesulitan saat sampai di negara tujuan.


Komponen Faktur

Suatu dokumen dapat dikatakan sebagai faktur jika mengandung komponen-komponen sebagai berikut:

  • Kop
  • Tempat dan Tanggal Faktur
  • Detail Pembeli

Rincian pembeli termasuk nama perusahaan, alamat, nomor telepon, email dan sebagainya.

Keberadaan serial number pada sebuah invoice sangat penting untuk menjadi pembeda antara invoice yang satu dengan yang lainnya. Biasanya nomor seri faktur akan mencantumkan keterangan nomor transaksi, kode tagihan, bulan tagihan, dan tahun.

Memang tidak ada aturan baku mengenai penomoran invoice, namun pada umumnya informasi ini digunakan sebagai nomor invoice. Contoh nomor faktur: 123/INV-ABC/X/21

  • Nomor PO (Order pembelian)

Order pembelian adalah dokumen pembelian atau pemesanan yang dikirimkan oleh pembeli kepada penjual. Dokumen PO biasanya memiliki nomor seri serta informasi produk, harga dan jumlah barang yang dipesan.

Untuk melakukan penagihan kepada konsumen, biasanya penjual akan mengirimkan invoice beserta copy PO.

Untuk memudahkan dokumen agar tidak bingung, nomor PO akan dicantumkan di invoice

  • Nomor Pesanan Perjalanan / Pesanan Pengiriman

Saat penjual mengirimkan produk kepada pembeli, penjual akan menyertakan dokumen perjalanan yang juga berfungsi sebagai kwitansi.

Pembeli akan mencocokkan jumlah atau jenis barang yang tertulis di dokumen pengiriman dengan barang yang sudah sampai.

Sama seperti PO, salinan dokumen perjalanan ini juga akan dilampirkan bersama dengan salinan PO, serta nomor dokumen perjalanan yang akan ditulis pada faktur.

Informasi utama yang pasti harus ada di invoice adalah detail barang.

Rincian barang di sini berupa nomor seri barang, nama barang, jumlah, dan harganya.

Kolom subtotal ada di bagian bawah faktur. Subtotal atau jumlah total dibagi menjadi dua, yaitu jumlah total dan total harga barang yang akan ditagih.

Faktur biasanya menyertakan kolom khusus untuk rabat. Jika harga jual barang bersih dan tidak ada diskon, maka kolom diskon dikosongkan.

Kolom biaya pengiriman juga diisi tergantung kebutuhan, jika biaya pengiriman akan ditagihkan secara terpisah atau ditanggung oleh penjual, kolom ini juga bisa dikosongkan.

Pajak Pertambahan Nilai atau PPN adalah pajak wajib yang dikenakan atas penjualan barang.

Besarnya PPN adalah 10%, oleh karena itu biaya yang harus ditagihkan kepada konsumen adalah total harga pembelian produk ditambah 10%.

Total biaya adalah jumlah akhir atau nomor akhir yang akan ditagihkan kepada konsumen.

Contoh: Total harga produk 1 juta rupiah, maka nilai invoice menjadi 1,1 juta rupiah setelah ditambah Pajak Pertambahan Nilai (PPN)

Jika invoice dikirim sebelum pembayaran, maka harus mencantumkan tanggal jatuh tempo tagihan agar konsumen dapat mengetahui kapan batas waktu untuk melakukan pembayaran.

Untuk memudahkan konsumen dalam melakukan pembayaran, masukkan informasi rekening bank penerima mulai dari nama bank, nama rekening penerima, nomor rekening dan juga cabang bank.

Tanda tangan pada faktur dapat dalam bentuk digital atau secara langsung.


Buat Faktur Online

kanvas

Cara pertama untuk membuat faktur online adalah dengan menggunakan platform desain online Canva.

  • Langkah pertama adalah akses situs web kanvas
  • Setelah itu pastikan untuk membuat akun terlebih dahulu
  • Kemudian ketikkan invoice pada kolom pencarian dan secara otomatis Anda akan diarahkan untuk memilih jenis invoice yang Anda inginkan.

Buat Faktur Online

  • Pilih bisnis invoice untuk membuat invoice online dengan tampilan yang lebih formal
  • Kemudian Anda akan diarahkan ke template invoice yang Anda pilih. Di sini Anda dapat mengedit semua konten dalam bentuk termasuk kop surat, foto, jenis font, gambar dan sebagainya sesuai dengan kebutuhan Anda.

Faktur Online Canva

  • Setelah selesai membuat invoice, Anda bisa langsung memilih menu panah bawah untuk mengupload invoice. Anda dapat memilih format apa yang Anda butuhkan seperti pdf, jpg, dan sebagainya.

Buat Faktur Online

  • Dokumen faktur secara otomatis disimpan di komputer Anda.

ramping

Jika Anda membutuhkan invoice yang simpel dan tidak memakan waktu lama dalam pembuatannya, maka Anda bisa membuat invoice online cepat di Sleekr.

  • Masuk ke web https://invoice.sleekr.co/
  • Anda akan diarahkan langsung ke templat faktur. Di sini Anda tinggal memasukkan semua informasi dasar sesuai dengan bidang yang tersedia.

Faktur Online

  • Pada bagian bawah terdapat kolom deskripsi yang juga harus anda lengkapi, jika kolom yang tersedia tidak cukup maka anda bisa klik pada bagian tambah baris. Setelah selesai, klik pratinjau untuk melihat faktur sebelum mencetaknya

  • Setelah itu anda bisa melihat tampilan invoice yang anda buat, dan jika anda ingin mengirimkan invoice tersebut langsung ke konsumen maka anda bisa klik send

Buat Faktur Online

  • Pesan email akan dibuat secara otomatis, tetapi Anda masih dapat mengubahnya jika ada kalimat yang tidak sesuai atau perlu ditambahkan.


Faktur Cepat

Aplikasi lain yang dapat memudahkan Anda dalam membuat invoice online adalah Invoice Quick.

  • Untuk mulai membuat faktur secara online, buka halaman utama Faktur Cepat
  • Pilih menu Pembuat Faktur Gratis

Faktur Cepat

  • Kemudian isi kolom tersebut dengan data yang sesuai dengan data perusahaan Anda dan juga pihak yang akan Anda tagih.

  • Kemudian di bagian bawah terdapat kolom untuk rincian produk atau jasa yang akan ditagihkan, termasuk kolom pajak tambahan, yang bisa Anda tentukan sendiri, jenis dan jumlahnya sesuai kebutuhan Anda. Jika sudah selesai, kamu bisa klik preview di kanan bawah.

Desain Online

  • Jika faktur dianggap sesuai, Anda dapat mengklik unduh invoice atau kirim invoice langsung ke email Anda.


Faktur memiliki posisi penting dalam dunia bisnis, oleh karena itu sangat penting untuk mengetahui cara membuat faktur yang benar agar dokumen faktur Anda valid dan dapat dikenali.

Satu hal lagi yang tak kalah penting dalam dunia bisnis adalah ekspansi bisnis.

Untuk menjangkau pasar yang lebih besar untuk menghasilkan lebih banyak keuntungan, sebuah bisnis perlu berkembang.

Namun dalam prakteknya hal ini tidak mudah karena perusahaan harus stabil terlebih dahulu dan juga membutuhkan tambahan modal usaha.

Untuk itu KoinWorks hadir dengan produk KoinBisnis yang merupakan solusi pinjaman modal usaha bagi para pejuang bisnis.

Cari tahu lebih lanjut tentang CoinBusiness di sini.